För att visa på vilka faktorer inom det organisatoriska och sociala arbetsmiljöområdet som ska omhändertas inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet finns föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö. De preciserar föreskrifterna om systematiska arbetsmiljöarbetet när det gäller arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling. Det finns också särskilda krav på kunskaper samt krav på att formulera mål på området.
Organisatorisk arbetsmiljö omfattar de villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar:
- ledning och styrning
- kommunikation
- delaktighet, handlingsutrymme
- fördelning av arbetsuppgifter och
- krav, resurser och ansvar.
Social arbetsmiljö definieras som de villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar:
- socialt samspel,
- samarbete och
- socialt stöd från chefer och kollegor.
Kunskaper
Chefer och arbetsledare behöver kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling samt förutsättningar att omsätta kunskaperna i praktiken.
Mål
Som arbetsgivare ska ni formulera mål för det organisatoriska och sociala arbetsmiljöområdet tillsammans med era medarbetare. Målen bör ligga i linje med er arbetsmiljöpolicy. En framgångsfaktor är att målen är kända och förankrade i hela organisationen.
Arbetsbelastning
Obalans mellan krav och resurser kan om den inte hanteras leda till sänkt kvalitet, ökad arbetsinsats som på sikt kan leda till ohälsa eller till ett ökat risktagande.
Att tydliggöra arbetsinnehållet för medarbetarna är ett sätt att bidra till balans:
1. vilka arbetsuppgifter de ska utföra,
2. vilket resultat som ska uppnås med arbetet,
3. om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur,
4. vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, och
5. vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet.
Arbetstid
Kränkande särbehandling
Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte är accepterat i verksamheten och vidta åtgärder för att motverka sådant som kan ge upphov till detta. Det kan till exempel vara konflikter, arbetsbelastning och arbetsfördelning samt förutsättningar för samarbete.
Man behöver ha tydliga rutiner för om det skulle inträffa händelser med kränkande särbehandling.
Rutinerna ska minst omfatta:
– vem man ska vända sig till. Det bör vara en person som har kunskap och möjlighet att ta emot informationen snabbt.
– vem man ska vända sig till om den som kränker är närmaste chefen eller annan som man är beroende av. Det bör finnas alternativ.
– vad som händer med den information man lämnar. Det ska vara klart vilka som får del av informationen och vad som händer.
– vilken hjälp som finns att få för den som är utsatt. Den kan ges av någon med rätt kompetens från personalavdelningen, företagshälsovård, konsult eller motsvarande. Det är viktigt att det sker snabbt och professionellt.
Stödmaterial
På Arbetsmiljöverkets hemsida finns bland annat en temasida. Där finns också en vägledning som ger stöd när man ska följa och använda de föreskrifterna. Vägledningen förklarar och exemplifierar reglerna och de allmänna råden i föreskrifterna.
På Prevent.se också mycket material. Se ytterligare länkar i rutan här intill.